1. Šta je eZOP
eZOP je softver za elektronsku evidenciju protivpožarne opreme i uređaja. Namijenjen je prije svega firmama ovlašćenim za obavljanje poslova u oblasti zaštite od požara, kao i pravnim licima koja tu opremu imaju u svojim objektima.
Sastoji se od tri dijela koja rade zajedno:
- portala na adresi portal.ezop.me, u kome firme vode evidenciju o klijentima, objektima i opremi, planiraju kontrole i preuzimaju isprave;
- mobilne aplikacije „eZOP - Crna Gora“, kojom kontrolori na terenu očitavaju barkodove sa opreme i bilježe nalaze, i kada nema internet veze;
- veb-sajta ezop.me, na kome predstavljamo uslugu.
Da bi sve to funkcionisalo, eZOP mora da obrađuje i određene podatke o ličnosti, na primjer ko je izvršio kontrolu i kada. U ovoj Politici privatnosti objašnjavamo, što jasnije možemo, koje podatke obrađujemo, zbog čega, koliko dugo ih čuvamo i kako možete da ostvarite svoja prava. Trudimo se da obrađujemo samo ono što je zaista potrebno.
2. Ukratko
- Podatke ne prodajemo, ne iznajmljujemo i ne koristimo za oglašavanje.
- Ne koristimo alate za analitiku ni praćenje posjetilaca, niti kolačiće za oglašavanje.
- Podatke koje Vaša firma unosi o svojim klijentima, objektima i zaposlenima obrađujemo u ime te firme i samo po njenom nalogu.
- Uz unos kontrole na terenu bilježi se lokacija telefona, kako bi se moglo potvrditi da je kontrola izvršena na licu mjesta.
- Lozinke čuvamo samo u obliku jednosmjernog kriptografskog zapisa, tako da ih ni mi ne možemo pročitati.
- Za sva pitanja o privatnosti stojimo Vam na raspolaganju na office@ezop.me.
3. Ko je rukovalac i kako da nas kontaktirate
Uslugu eZOP u Crnoj Gori pruža društvo „REGIUS“ d.o.o., Bulevar Mihaila Lalića 20, 81000 Podgorica, Crna Gora, PIB 02963604, registarski broj 5-0678575/008 (u daljem tekstu: „REGIUS“, „mi“).
Softver eZOP razvija i održava društvo Bordi d.o.o., Narodnih heroja 11, 11070 Novi Beograd, Republika Srbija, matični broj 22058142, PIB 114702479 (u daljem tekstu: „Bordi“), koje podatke obrađuje u ime REGIUS-a, kao obrađivač.
Za sva pitanja i zahtjeve u vezi sa podacima o ličnosti možete nam pisati na office@ezop.me ili poštom na adresu REGIUS-a, sa naznakom „Zaštita podataka o ličnosti“.
Podatke o ličnosti obrađujemo u skladu sa propisima Crne Gore o zaštiti podataka o ličnosti.
4. Na koga se ova politika odnosi i u kojoj ulozi obrađujemo podatke
Ova Politika privatnosti odnosi se na:
- posjetioce veb-sajta ezop.me;
- korisnike portala portal.ezop.me i mobilne aplikacije „eZOP - Crna Gora“ (administratore, kontrolore i druge zaposlene u firmama koje koriste eZOP);
- lica čiji se podaci nalaze u evidenciji koju firme vode u eZOP-u, na primjer kontakt lica klijenata;
- kontakt lica naših poslovnih partnera.
Dvije uloge u kojima obrađujemo podatke
Kada sami odlučujemo zašto i kako se podaci obrađuju (na primjer podaci o korisničkim nalozima, podaci o prijavljivanju na nalog i tehnički dnevnici), REGIUS je rukovalac.
Kada firma koja koristi eZOP unosi podatke o svojim klijentima, objektima, opremi i zaposlenima, ta firma je rukovalac tim podacima, a REGIUS ih obrađuje u njeno ime, kao obrađivač, u skladu sa ugovorom o korišćenju eZOP servisa. Bordi tada učestvuje kao podobrađivač. Ako ste zaposleni u takvoj firmi ili ste njen klijent, za ove podatke se prvenstveno možete obratiti njoj. Rado ćemo pomoći i mi, i Vaš zahtjev ćemo bez odlaganja proslijediti firmi.
5. Posjeta sajtu ezop.me
Sajt ezop.me možete da pregledate bez ikakve registracije. Sajt ne koristi kolačiće, analitiku ni alate za praćenje posjetilaca.
Za prikaz fontova i stilova sajt koristi javne servise trećih strana (Google Fonts i CDN servis Tailwind). Prilikom posjete, Vaš pretraživač tim servisima šalje zahtjev za preuzimanje datoteka, pa im postaju dostupni Vaša IP adresa i osnovni podaci o pretraživaču.
Ukoliko sajt sadrži linkove ka drugim internet stranicama, na njih se primjenjuju politike privatnosti tih stranica, pa Vas molimo da se sa njima upoznate.
6. Korisnički nalog i prijava na portal i aplikaciju
Otvaranje naloga
Nalog se ne otvara automatski. Kada firma postane korisnik eZOP-a, naš tim otvara nalog firme, a administrator firme zatim otvara naloge svojim zaposlenima. Za svaki nalog obrađujemo:
- korisničko ime i lozinku;
- ime i prezime, radno mjesto i datum zaposlenja, ako ih firma unese;
- e-mail adresu, ako je unesena (potvrđuje se kodom poslatim na tu adresu);
- broj licence, odnosno uvjerenja za obavljanje kontrole, kod kontrolora;
- ulogu u sistemu i dozvole, kao i podatak o tome ko je i kada nalog otvorio ili izmijenio.
Prijavljivanje
Na portal i u aplikaciju prijavljujete se korisničkim imenom i lozinkom. Lozinka se nikada ne čuva u izvornom obliku, već samo kao jednosmjerni kriptografski zapis (argon2id). Ako uključite dvostepenu prijavu, poslije lozinke ćete na e-mail dobiti šestocifreni kod koji važi 30 minuta i može se iskoristiti samo jednom.
Poslije uspješne prijave, portal u pretraživaču čuva bezbjednosni kolačić sesije. Ako označite opciju „Zapamti me“, prijava traje do 30 dana; u suprotnom, prestaje kada zatvorite pretraživač. Mobilna aplikacija čuva oznaku prijave na telefonu.
Istorija prijava i bezbjednost naloga
Radi zaštite Vašeg naloga, pri svakoj uspješnoj prijavi bilježimo vrijeme, IP adresu, operativni sistem uređaja i približnu lokaciju (država i grad). Lokaciju određujemo na osnovu IP adrese, pomoću baze podataka koja se nalazi na našem serveru, pa se IP adresa pri tome ne šalje nikome. Ovu istoriju možete da vidite u svom nalogu i da odatle odjavite uređaje koje ne prepoznajete. Bilježimo i vrijeme Vaše posljednje aktivnosti.
Neuspješni pokušaji prijave ne upisuju se u bazu; prate se samo kratkotrajno, u radnoj memoriji servera, kako bi se spriječilo pogađanje lozinke.
Obavještenje o politici u portalu
Pri prvom otvaranju portala prikazuje Vam se obavještenje sa linkom ka ovoj Politici privatnosti. Njegova svrha je da Vas informiše; pravni osnov za obradu podataka naveden je u odjeljku 9.
7. Rad u portalu i mobilnoj aplikaciji
Evidencija koju vodi Vaša firma
Firma koja koristi eZOP unosi podatke o klijentima (naziv, PIB, matični broj, adresa, kontakt telefoni i e-mail adrese), objektima (naziv, adresa i lokacija na mapi) i opremi. Ovi podaci se uglavnom odnose na pravna lica, ali mogu da sadrže i podatke o fizičkim licima, na primjer e-mail adresu ili telefon kontakt osobe. Te podatke ne dobijamo od Vas lično, već od firme koja ih unosi, i obrađujemo ih isključivo u njeno ime.
Evidencija aktivnosti
Da bi evidencija bila vjerodostojna, sistem uz kontrole, servise, procedure i druge izmjene pamti ko ih je i kada unio. Na taj način je za svaki uređaj moguće utvrditi kompletnu istoriju, što je važno i za firmu i za njene klijente i nadležne organe.
Podaci sa terena
Kada kontrolor u mobilnoj aplikaciji unese kontrolu ili servis uređaja, uz unos se bilježe:
- GPS koordinate telefona i njihova preciznost, kao i oznaka da li je lokacija na telefonu lažirana;
- trajanje kontrole i način unosa barkoda (očitavanjem ili ručno);
- verzija aplikacije i vrijeme kada je unos stigao na server.
Ovi podaci služe da se potvrdi da je kontrola zaista obavljena na licu mjesta, što je osnov povjerenja u ispravu o kontrolisanju. Lokacija se bilježi samo u trenutku unosa, ne prati se kretanje kontrolora i aplikacija ne koristi lokaciju u pozadini. Ukoliko je objekat označen kao strogo povjerljiv, lokacija se ne bilježi.
Dokumenti
Isprave o kontrolisanju koje eZOP izrađuje sadrže ime i prezime kontrolora i broj licence, kao i podatke o firmi i klijentu, jer to propisi o zaštiti od požara zahtijevaju. U sistemu se čuvaju i dokumenti koje firma sama priloži (dozvole, polise, logotip i slično) i izvozi koje napravi.
Prijava problema i obavještenja
Ako nam kroz portal prijavite problem, prijava se, uz Vaše ime i link ka profilu, prosljeđuje našem timu podrške. Obavještenja u portalu brišu se automatski poslije dva mjeseca. Ako ih uključite, e-mailom šaljemo samo sistemska obavještenja (na primjer kodove za prijavu i podsjetnike); ne šaljemo reklamne poruke.
8. Mobilna aplikacija na Vašem uređaju
Preuzimanjem aplikacije sa platforme Google Play, prije prijave na nalog, ne prikupljamo nikakve podatke o ličnosti. Na preuzimanje se primjenjuju pravila kompanije Google.
Aplikacija traži sljedeće dozvole:
- kamera: samo za očitavanje barkodova; aplikacija ne pravi i ne šalje fotografije;
- lokacija: samo dok je aplikacija otvorena, radi bilježenja mjesta kontrole;
- Bluetooth: za povezivanje sa štampačem naljepnica.
Dozvole možete u svakom trenutku opozvati u podešavanjima telefona, pri čemu odgovarajuće funkcije tada neće biti dostupne.
Kako bi rad na terenu bio moguć i bez internet veze, aplikacija na telefonu čuva kopiju podataka potrebnih za rad (klijenti, objekti, uređaji, procedure) i unose koji još nisu poslati na server. Ti podaci se sinhronizuju sa serverom kada veza postane dostupna. Odjava nije moguća dok na telefonu postoje unosi koji još nisu poslati na server. Odjavom se sa telefona brišu preuzeti podaci i podaci o prijavi; ako ste u aplikaciji prijavljeni na više naloga, odjava važi za sve.
9. Svrhe i pravni osnovi obrade
Svaku obradu zasnivamo na jednom od pravnih osnova koje propisi o zaštiti podataka o ličnosti dozvoljavaju. Pregled je dat u tabeli.
| Svrha | Pravni osnov |
|---|---|
| Otvaranje i vođenje korisničkog naloga, pružanje usluge eZOP | Izvršenje ugovora o korišćenju eZOP servisa |
| Evidencija kontrola i servisa, uključujući lokaciju i podatke o načinu unosa | Izvršenje ugovora i ispunjenje zakonskih obaveza firme u oblasti zaštite od požara; za ove podatke rukovalac je firma, a mi postupamo po njenom nalogu |
| Bezbjednost naloga: istorija prijava, dvostepena prijava, ograničenje broja pokušaja | Legitimni interes da sistem i Vaš nalog zaštitimo od neovlašćenog pristupa |
| Tehnički dnevnici i izvještaji o greškama | Legitimni interes da sistem radi ispravno i da možemo da utvrdimo uzrok problema ili zloupotrebe |
| Podrška korisnicima i komunikacija u vezi sa uslugom | Izvršenje ugovora, odnosno legitimni interes |
| Postupanje po zahtjevima nadležnih organa | Ispunjenje zakonske obaveze |
Kada se obrada zasniva na legitimnom interesu, prethodno smo procijenili da on ne preteže nad Vašim pravima i interesima. Imate pravo da podnesete prigovor na takvu obradu (vidi odjeljak 15).
Podatke ne koristimo ni u jednu drugu svrhu osim navedenih, osim kada to zakon nalaže.
10. Ko još ima pristup podacima
Vaše podatke ne prodajemo i ne iznajmljujemo. Pristup imaju samo oni kojima je to neophodno za pružanje usluge:
- Vaša firma: administratori i drugi korisnici iz Vaše firme vide podatke u skladu sa ulogama koje im je firma dodijelila.
- REGIUS: ovlašćeni zaposleni, samo u mjeri potrebnoj za pružanje usluge i podršku korisnicima.
- Bordi d.o.o. (Srbija): ovlašćeni zaposleni, kao obrađivač, samo u mjeri potrebnoj za razvoj, održavanje, podršku i bezbjednost sistema.
- Pružalac usluge hostinga: Akamai Technologies (Linode), na čijim se serverima, u Frankfurtu (Njemačka), nalaze aplikacija, baza podataka i poslovno e-mail sanduče office@ezop.me. Na to sanduče stižu prijave problema i tehnički izvještaji o greškama.
- Google: na Google serverima čuvamo rezervne kopije, koje se prije slanja šifruju, tako da njihov sadržaj Google ne može da pročita.
- OpenStreetMap: mapa u portalu preuzima prikaz sa servera OpenStreetMap, kojima je pri tome dostupna Vaša IP adresa.
- Google Fonts i CDN servisi: za prikaz fontova i stilova na sajtu i portalu.
- Državni organi: samo kada to zakon nalaže, na osnovu zahtjeva nadležnog organa.
Sa obrađivačima imamo ugovore, odnosno prihvaćene uslove obrade, kojima se obavezuju da podatke čuvaju kao povjerljive i koriste samo za pružanje usluge nama.
11. Prenos podataka u inostranstvo
Server na kome se nalaze aplikacija i baza podataka nalazi se u Njemačkoj, državi članici Evropske unije.
Bordi, koji softver razvija i održava, nalazi se u Republici Srbiji, pa njegovi ovlašćeni zaposleni podacima pristupaju iz Srbije, samo u mjeri potrebnoj za održavanje, podršku i bezbjednost sistema.
Pojedini servisi kompanije Google i drugi servisi navedeni u prethodnom odjeljku mogu obrađivati podatke o ličnosti i u Sjedinjenim Američkim Državama ili drugim državama van Evrope.
Prenos podataka van Crne Gore vršimo samo ako su ispunjeni uslovi koje propisuju propisi Crne Gore o zaštiti podataka o ličnosti, uz primjenu odgovarajućih mjera zaštite. Rezervne kopije baze podataka šifruju se prije slanja na servis za skladištenje, čime se sadržaj kopija štiti od neovlašćenog pristupa pružaoca usluge.
12. Koliko dugo čuvamo podatke
Podatke čuvamo samo onoliko koliko je potrebno za svrhu zbog koje su prikupljeni, odnosno onoliko koliko propisi zahtijevaju.
| Podaci | Rok čuvanja |
|---|---|
| Korisnički nalog | Dok traje ugovor sa firmom. Kada firma deaktivira nalog, podaci o tome ko je izvršio kontrole ostaju dio evidencije, koju firma čuva u rokovima propisanim za dokumentaciju o zaštiti od požara |
| Evidencija kontrola, servisa i dokumenti | Dok traje ugovor sa firmom, a nakon toga onoliko koliko propisi i ugovor sa firmom predviđaju |
| Istorija prijava na nalog | 12 mjeseci |
| Sesije prijave i kodovi za prijavu poslati e-mailom | Sesija se briše 30 dana po isteku, a kod po upotrebi ili najkasnije dan po isteku |
| Tehnički dnevnik zahtjeva ka serveru (vrijeme, IP adresa, korisnik i sadržaj zahtjeva, uključujući podatke iz poslatih obrazaca; lozinke i ključevi se ne upisuju) | 5 godina |
| Obavještenja u portalu | 2 mjeseca |
| Rezervne kopije baze | Dnevne 7 dana, sedmične 3 mjeseca, mjesečne 5 godina |
| Rezervne kopije dokumenata (isprave, izvozi, logotipi) | Dok je dokument na serveru, i još 5 godina nakon što bude obrisan sa servera |
Po isteku roka podatke brišemo ili ih trajno činimo anonimnim. Podaci iz rezervnih kopija brišu se istekom roka čuvanja kopije, a do tada se ne koriste ni za šta osim za oporavak sistema u slučaju kvara.
13. Kako štitimo podatke
Bezbjednost podataka nam je jedan od prioriteta. Primjenjujemo tehničke i organizacione mjere kojima podatke štitimo od neovlašćenog pristupa, izmjene, gubitka ili uništenja, među kojima su:
- šifrovana veza (HTTPS) između Vašeg pretraživača ili aplikacije i servera;
- čuvanje lozinki isključivo u obliku jednosmjernog kriptografskog zapisa;
- mogućnost dvostepene prijave i ograničenje broja pokušaja prijave;
- pristup podacima po ulogama, tako da svaki korisnik vidi samo ono što mu je potrebno;
- šifrovane rezervne kopije;
- pristup serverima samo ovlašćenim članovima tima.
Ukoliko ipak dođe do povrede podataka o ličnosti koja može da ugrozi Vaša prava, o tome ćemo obavijestiti Agenciju za zaštitu ličnih podataka i slobodan pristup informacijama i, kada je to propisima predviđeno, i Vas, bez nepotrebnog odlaganja.
14. Kolačići i lokalna memorija pretraživača
Sajt ezop.me ne koristi kolačiće. Portal koristi samo jedan kolačić, koji je neophodan za rad: kolačić sesije, preko koga portal zna da ste prijavljeni. Ovaj kolačić nije dostupan skriptama na stranici, šalje se samo preko šifrovane veze i ne koristi se za praćenje.
U lokalnoj memoriji pretraživača portal čuva Vaša podešavanja (izgled, izabrane kartice i slično), oznaku da ste vidjeli obavještenje o privatnosti i nacrte obrazaca koje još niste poslali. Ovi podaci ostaju na Vašem uređaju i možete ih obrisati u podešavanjima pretraživača.
Ne koristimo kolačiće za analitiku ni oglašavanje, pa za njih i ne tražimo saglasnost.
15. Vaša prava
U vezi sa svojim podacima o ličnosti imate pravo da:
- saznate da li obrađujemo Vaše podatke, pristupite im i dobijete njihovu kopiju;
- zatražite ispravku netačnih ili dopunu nepotpunih podataka;
- zatražite brisanje podataka, kada za njihovu dalju obradu nema osnova;
- zatražite ograničenje obrade;
- dobijete podatke koje ste nam dali u strukturisanom, uobičajeno korišćenom i mašinski čitljivom obliku i prenesete ih drugom rukovaocu;
- podnesete prigovor na obradu koja se zasniva na legitimnom interesu;
- opozovete pristanak, kada se obrada na njemu zasniva, pri čemu opoziv ne utiče na zakonitost obrade prije opoziva.
Zahtjev nam možete poslati na office@ezop.me ili poštom na adresu REGIUS-a. Odgovorićemo bez nepotrebnog odlaganja, a najkasnije u roku koji propisi predviđaju. Ostvarivanje prava je besplatno. Kako bismo zaštitili Vaše podatke, prije postupanja možemo zatražiti da potvrdite svoj identitet.
Ako se zahtjev odnosi na podatke koje obrađujemo u ime Vaše firme (vidi odjeljak 4), proslijedićemo ga firmi i pomoći joj da po njemu postupi.
Ako smatrate da obrada nije u skladu sa propisima, imate pravo da podnesete pritužbu Agenciji za zaštitu ličnih podataka i slobodan pristup informacijama, Bulevar Revolucije 11, 81000 Podgorica, www.azlp.me. Bili bismo Vam zahvalni da se prije toga obratite nama, kako bismo pokušali da zajedno riješimo problem.
16. Automatizovano odlučivanje i profilisanje
Ne donosimo odluke isključivo na osnovu automatizovane obrade koje bi proizvodile pravne posljedice po Vas ili na Vas značajno uticale, i ne vršimo profilisanje. Podaci o načinu unosa kontrole (na primjer oznaka lažirane lokacije) služe kao informacija firmi, a o njihovom značaju odlučuju ljudi.
17. Pojmovi
- Podatak o ličnosti je svaki podatak koji se odnosi na fizičko lice čiji je identitet određen ili odrediv, neposredno ili posredno.
- Obrada je svaka radnja nad podacima o ličnosti, kao što su prikupljanje, bilježenje, čuvanje, korišćenje, prenos ili brisanje.
- Rukovalac je lice koje određuje svrhu i način obrade.
- Obrađivač je lice koje obrađuje podatke u ime rukovaoca.
- Korisnik je fizičko lice koje koristi portal portal.ezop.me ili mobilnu aplikaciju „eZOP - Crna Gora“.
- Firma je pravno lice ili preduzetnik koji je sa REGIUS-om zaključio ugovor o korišćenju eZOP servisa.
18. Izmjene Politike privatnosti
Politiku privatnosti povremeno usklađujemo sa promjenama u eZOP-u i propisima. Važeća verzija je uvijek objavljena na ovoj stranici, sa datumom od kada važi. O značajnim izmjenama obavijestićemo registrovane korisnike u portalu ili e-mailom, a ako bi nova obrada zahtijevala Vaš pristanak, zatražićemo ga prije nego što započnemo sa njom.
Hvala Vam na povjerenju. Ako bilo šta u ovoj politici nije dovoljno jasno, slobodno nam pišite na office@ezop.me.